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L'externalisation de la paie : une solution fiable et efficiente

Un directeur d'EHPAD doit être polyvalent et posséder de bonnes connaissances sur une multitude de sujets. La gestion de la paie est un domaine qui nécessite une expertise pointue. Un sujet que Michel Royer, Directeur d’EHPAD, a pris en main avec Helpévia & notre fournisseur référencé "Paie et Services RH". Il revient pour nous sur cette collaboration. 

Je suis directeur de l’Ehpad Jean Martin, qui accueille 63 résidents. 30 places d’EHPAD « hors les murs » sont également proposées. Des soignants, médecin coordonnateur, IDEC, IDE de nuit… sont dédiés au maintien à domicile de personnes âgées dépendantes. Au-delà de permettre une facilitation du maintien à domicile, cela permet de soulager des aidants et de garder un lien social. Le projet, à l'origine expérimental sur 3 ans,  s’est pérennisé depuis le 1er janvier 2022. C’est un vrai modèle d’avenir.

En tant que directeur, la Gestion Paie est un sujet délicat. Il faut être pleinement au fait des évolutions réglementaires, de l’interprétation des textes et posséder une parfaite maitrise du logiciel de paie. Si, grâce à mon expérience je connais 90 % de ces spécificités; il faut être conscient que les 10% restants peuvent engendrer de grosses difficultés pour la structure en cas d’erreurs. 

Depuis plusieurs années je souhaitais sécuriser le service Paie, tant sur le plan logiciel que sur l’exécution des paies. Le marché Helpévia « Logiciels et prestations de services de paie » m’a permis de réaliser cet objectif. J’ai utilisé un logiciel en mode Saas, maintenu à niveau par la société Paie et Services RH, tout en gardant la production des paies in situ par mon assistante. Cette option n’interdisant pas une externalisation totale en cas de difficulté momentanée. Ce positionnement a pris une dimension concrète en 2021 lorsque j’ai été confronté à l’absence longue durée de ma comptable et gestionnaire des paies.

Ainsi, j’ai pris la décision de sous-traiter intégralement les paies, déclarations de charges et arrêts de travail à Paie et Services RH. La bascule s’est faite en 3 jours via l’envoi d’un fichier de préparation contenant les particularités des paies à effectuer. Tout s’est réalisé facilement, l’intervention était sécurisée et de qualité. J’ai une interlocutrice dédiée qui connait l’organisation de mon établissement. Aujourd’hui, les paies et virements sont effectués le 27 du mois et les déclarations sociales également. Je suis serein. Il y a une qualité de service, le client est important, accueilli et respecté. 

Nombreux sont les établissements de santé à faire face à cette contrainte. à la suite de cette expérience, je leur conseillerais de faire une étude de coût. D’évaluer le prix d'une paie effectuée en interne (temps, coût des salaires etc...) versus une externalisation. Et surtout de se poser des questions très importantes : Que se passe-t-il si votre personnel s’absente et que vous devez gérer la paie seul ? Ou si votre logiciel ne répond plus ?
En somme, prendre conscience que le risque existe et les solutions aussi ! 
Je suis toujours en externalisation de paie le temps pour moi de recruter du personnel.Tout se passe bien, mes déclarations de fin d’année et toutes les mises à niveau se sont très bien passées. Cette collaboration m’apporte vraiment une sérénité. C’est important d’en parler, de mettre ce service et ces compétences en avant.

Michel Royer
Ehpad Jean Martin
05 000 Gap

Contact : Bertrand Clostermann
Chef de Produits Gestion Sociale
bertrand.clostermann@helpevia.fr

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