Remplacement de GEF au sein du groupe AHNAC

Dans le cadre de sa stratégie de modernisation de ses systèmes d’information, le groupe AHNAC a entrepris le remplacement de son ERP achats et de son logiciel comptabilité, dont le déploiement initial, amorcé en 2007, n’avait jamais été pleinement adapté aux exigences spécifiques des secteurs sanitaires (manque de verticalisation de l’outil pour les PUI et blocs opératoires).

Après l’élaboration d’un cahier des charges, suivie d’une analyse de ROI, le choix s’est porté sur la solution SAGE X3 Achats/Comptabilité. Le projet a officiellement débuté en septembre 2023, pour une mise en production généralisée en novembre 2024.

Ce délai a permis une refonte complète des référentiels structures et référentiels articles, la formation des administrateurs, ainsi que les phases successives d’intégration en bases formation, recette, et production, culminant avec un recettage complet de la solution, incluant les interfaces tierces.

Le déploiement a été effectué conformément au calendrier, sur l’ensemble des établissements et périmètres concernés par les achats (pharmacies, blocs, économats, services techniques et biomédical…). L’outil a été rendu opérationnel grâce aux sessions de formation dédiées.

Les principales difficultés rencontrées ont été d’ordre humain :

• Une équipe projet-métiers sous-dimensionnée au regard des différentes étapes du déploiement (paramétrages, recettages, imports…).
• Un manque de temps pour un recettage abouti et une appropriation efficace des nouveaux processus par lesprofessionnels utilisateurs.
• Une acculturation encore partielle des professionnels utilisateurs, induisant des usages inadaptés (détournements fonctionnels, sous-exploitation, absence de remontées de dysfonctionnements), avec parfois des conséquences sur les données    de reporting.

Le chantier se poursuit : fiabilisation des interfaces qui restent perfectibles, intégration de modules complémentaires, vérification de l’adhésion aux processus définis et accompagnement renforcé des utilisateurs vers une utilisation efficiente et conforme de l’outil.

Laurent MARTA, Directeur Achats - Pharmacien coordinateur